Hoy en día en cualquier empresa es indispensable una buena organización de proyectos que ayude a controlar tareas y plazos, entre otros aspectos. Afortunadamente hay multitud de herramientas informáticas ideadas para ese fin. Hacemos un repaso a las mejores de la actualidad.

Como su nombre indica, una aplicación de gestión de proyectos ayuda a las empresas a planificar el trabajo y mejorar la gestión de sus tareas. Se trata de programas informáticos con diferentes características dependiendo del tipo de organización que la usa.

Hay softwares en la nube que abarcan más tareas y automatizaciones como la facturación, pero los gestores de tareasabarcan todas las fases de un proyecto y permiten trabajar en varias tareas a la vez. Su principal objetivo es planificar todas las tareas necesarias para que el proyecto sea exitoso, dividiéndolos en pequeñas parcelas para que el proyecto sea exitoso, establecen horarios personalizados, gestionan los recursos humanos y permiten conocer la duración de cada tarea. Además, son muy útiles para resolver problemas como la falta de comunicación o el intercambio de documentos.

Monday

La interfaz de Monday es moderna y atractiva. Esta herramienta, 100% online, permite a los usuarios planificar, organizar y hacer un seguimiento de los proyectos. Es un software colaborativo: se pueden compartir archivos, comentar artículos o etiquetar a los miembros del equipo. Lo que le diferencia de sus competidores es que este software es totalmente personalizable y se adapta perfectamente a las necesidades de cada organización y, además, ofrece diferentes modos de vista.

Los trabajos en curso, las tareas planificadas y procesos completados se distinguen por colores. De este modo a simple vista se tiene una visión general de lo que ya se ha hecho y de lo que aún queda por hacer.

El precio es diferente según el número de personas del equipo y tiene una versión de prueba gratuita de 14 días.

Asana

Asana es una herramienta de gestión muy fácil de usar, con una gran variedad de opciones y con una versión gratuita en la que pueden participar hasta 15 personas. Esta versión permite crear proyectos e incluye una agenda.

Sin embargo, para organizaciones con una plantilla más grande, la versión premium de Asana es ideal. En ella la gestión aparece más detallada y existe la posibilidad de hacer informes, crear diagramas para ilustrar la evolución de los proyectos, organizar el trabajo según un orden cronológico bien definido, compartir archivos de hasta 100 Mb o hacer campos personalizados para cada empleado. También permite insertar accesorios e interactuar en la plataforma.

Asana es ejemplar en cuanto a la seguridad de los datos se refiere, ya que cuenta con los servidores más seguros y eficientes.

Teamwork

Teamwork es una herramienta que destaca por su sencillez a la hora de utilizarse aun siendo un programa completísimo, perfecto para proyectos muy sofisticados. El tablero, muy intuitivo, permite ver solo las tareas más recientes, hecho que facilita identificar los proyectos prioritarios al instante. Los usuarios pueden compartir, planificar proyectos o comunicarse, pero Teamwork cuenta con 3 puntos clave que hacen de ella una de las mejores herramientas de gestión de proyectos de la actualidad:

Integra multitud de herramientas de terceros como MS Teams, Google Drive o Dropbox que agilizan enormemente el trabajo.
Permite producir informes de todo tipo: sobre los horarios, la carga de trabajo o la cartera de clientes.
Incluye una pestaña de facturación que genera facturas a partir de las anotaciones de tiempo de cada tarea. Esta función, además de práctica, aporta, a los clientes, un plus de transparencia en el proceso de facturación.

Se paga por cada usuario con acceso, 10 o 18 € mensuales según el plan, aunque también tiene una versión gratuita de hasta 5 usuarios y 2 proyectos.

Tamplo

Tamplo no es una herramienta de gestión de proyectos al uso, sino que está especialmente diseñada para conectar las actas de las reuniones con los planes de acción establecidos. Es decir, antes de una reunión, Tamplo revisa el progreso de sus proyectos y comenta diferentes acciones. Una vez acabada la reunión, esta herramienta publica automáticamente una hoja de ruta de lo que se ha decidido en la reunión y esta se envía a los asistentes por correo. Si el punto débil de tu organización está en la productividad de las reuniones, sin duda esta herramienta es la adecuada.

Otro punto fuerte de Tamplo es su servicio de consultoría, que sirve de apoyo a medida para todos los tipos de equipo, y su integración con plataformas como Google Drive, Outlook o SAP. interface-reunion-tampo

Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares y lo es por su accesibilidad, porque es útil tanto para proyectos propios o grupales y porque tiene una opción gratuita para siempre, es 100% online y se sincroniza con dispositivos iOS o Android.

Basado en el método Kanban, que inventó Toyota en los años cuarenta para organizarse mejor, Trello trabaja con un sistema de tablero, columnas (o listas) y tarjetas. El tablero es el espacio en el que se distribuyen las columnas y las tarjetas y a cada tablero se le puede otorgar un uso distinto. Puedes configurar los tableros para que sean privados (solo visibles a aquellas personas que han sido invitadas), de equipo u organización o público. Este último modo es accesible a todo el mundo mediante un enlace, pero solo los miembros pueden editar.

Con las listas se crean categorías indispensables para la gestión del proyecto. Pueden ser tanto temáticas como para señalar el estado o la etapa en la que está cada tarea (por hacer, en curso, finalizado). También pueden hacerse listas con la documentación básica para el desarrollo del proyecto. Como siempre, en Trello lo ideal es adaptar los elementos a las necesidades de cada uno.

¿Y las tareas? Estas se organizan en tarjetas. Cada tarjeta incluye todo lo necesario para el desarrollo de una tarea concreta: los miembros implicados, la descripción, las etiquetas o la actividad, que es el espacio donde pueden añadirse documentos, comentarios o todo aquello importante para el correcto progreso de la tarea.

Respecto a los planes de precio, Trello tiene un plan gratuito para siempre sin límite de usuarios, limitado a diez tableros.

Maestroprojet

Maestroprojet es una herramienta de gestión de proyectos perfecta para directivos, pues cubre toda la gestión en modo colaborativo: planificación, comunicación, diagramas de Gantt, hitos, presupuesto, riesgo, comités e informes. Es decir, este programa permite monitorear los resultados de las actividades de una empresa y controlar, por ejemplo, el consumo de presupuestos y recursos, recopilar los datos para hacer un seguimiento de los riesgos identificados o difundir informes a partir de las opiniones surgidas en una reunión.

Cuenta con siete roles diferenciados y a cada usuario se le puede asignar solo uno o todos aquellos que sean necesarios. Con todos sus servidores instalados en Francia, la protección de los datos de esta herramienta es uno de sus puntos fuertes.

Su tarifa más económica es de 27 € al mes por usuario.

Wrike

Wrike es una plataforma diseñada para simplificar la gestión de los proyectos de los jefes de equipo y ello se consigue con un calendario interactivo en el que se distribuyen las tareas. El resto del equipo puede acceder al seguimiento y comentar los datos y, con la configuración adecuada, se realizan automáticamente informes de seguimiento. Wrike es una solución ideal para equipos que estén dispersos geográficamente y tiene soluciones personalizadas para equipos de marketing y creativos. Se integra perfectamente con Adobe Creative Cloud o Salesforce, entre otras aplicaciones.

Wrike tiene varias tarifas, entre ellas una opción gratuita limitada a 5 usuarios. El plan profesional, de 9,8 $ al mes por usuario, incluye 5 GB de almacenamiento, diagramas de Gantt y la opción de crear subtareas y paneles compartibles. El plan empresarial, de 24,80 $ al mes por usuario, puede albergar hasta 200 usuarios y varias opciones de personalización y de creación de informes.

Para sacar el máximo provecho de esta herramienta, Wrike ofrece soporte por teléfono y correo electrónico y, además, tiene un módulo de formación interactiva, vídeos didácticos y seminarios web organizados por su equipo.

Nutcache

Orientada especialmente a la gestión con diferentes clientes, Nutcache es una herramienta muy flexible. Por ejemplo, puede adaptarse a los ciclos de ventas o utilizar los métodos Kanban o Gantt, según tus necesidades y preferencias. Uno de los puntos fuertes de Nutcache es la gestión de los presupuestos y de las horas: pueden configurarse alarmas y notificaciones cuando haya posibles sobrecostes y un cronómetro permite contabilizar a la perfección las horas dedicadas a cada proyecto.

Nutcache es gratuita con una limitación de hasta 20 usuarios, también hay la opción Pro, por 6 € al mes por usuario, que incluye informes, facturación y 25 Gb de almacenamiento. Por último, la opción Enterprise, de 12 € por usuario al mes, incluye todas las opciones de la tarifa Pro más 100 Gb de almacenamiento, perfiles de seguridad personalizados y funcionalidades avanzadas en la gestión de equipos o de presupuestos, además de perfiles de seguridad personalizados.

Wimi

Wimi es una solución completa para gestionar equipos: además de compartir información, pueden compartirse calendarios, documentos y discos duros, gestionar tareas, compartir calendarios y además tiene las funciones de mensajería instantánea y videoconferencias.

Una de las características más destacables de Wiki es que permite un número ilimitado de invitados. Estos invitados puedes ser clientes o proveedores, por ejemplo, y se les puede asignar tareas, darles la opción de acceder a los documentos que debe trabajar o establecer plazos para ellos en el calendario. Con la multitud de opciones de gestión de derechos de acceso, está asegurado que las personas externas al equipo accedan solo a aquello que se les permite. Otra de las funciones interesantes del Wimi son los informes. Con ellos se puede seguir la actividad mediante gráficos y, de esta manera, analizar la carga de trabajo del equipo u obtener estimaciones sobre la finalización de los proyectos.

Vivifyscrum

Basado en el método Scrum, este software ayuda a controlar todos los aspectos de una organización, desde la gestión de equipos hasta la facturación. Cada usuario puede crear un proyecto que proporcione información general a todos los miembros del equipo, además de conectar diversos tableros y clientes. También se pueden configurar objetivos sprint y priorizar las tareas para poder llegar a dicho objetivo. En el tablero Kanban pueden personalizarse las etapas, pudiendo establecer límites de trabajos en curso basados en la capacidad del equipo.

Permite controlar también la asistencia y puede usarse online e instalarse en Windows, Mac, iOs y Android. Además, cuenta con soporte directo online y vasta documentación. Hay varias tarifas, la más económica es de 96 $ anuales con un límite de 10 usuarios.

Zoho Projects

Esta completa herramienta de gestión de proyectos en línea es completamente personalizable y contempla todas las necesidades que la gestión de una organización necesita. La parte de asignación de tareas incluye funcionalidades tan prácticas como las dependencias, de manera que queda explícito qué tareas hay que acabar para poder empezar otras, o la automatización de tareas recurrentes, muy útil para aquellas tareas que deben realizarse semanal o mensualmente.

Otro de los puntos en los que destaca Zoho es en el de compartir archivos, que pueden organizarse dentro de cada tarea con carpetas. Con esta función, todos los actores implicados en cada proyecto tienen la última versión de cada documento y, además, se pueden hacer comentarios sobre estos. Además con Zoho la gestión del tiempo y el seguimiento de los presupuestos permite calcular el coste planificado y el real de cada proyecto.

Zoho tiene una versión gratuita hasta 3 usuarios, otra de 5 € por usuario al mes hasta 50 usuarios y una última de 10 € por usuario al mes.